Verbale di consegna immobile: checklist e foto per l'affitto

Il verbale di consegna immobile, come lo intitolano molti modelli, descrive stanza per stanza lo stato della casa nel giorno in cui ricevi le chiavi. Fai il sopralluogo con il proprietario o l'agenzia, annota ogni graffio, macchia o guasto con posizione e misura, fotografalo e firma il verbale solo se corrisponde a quello che vedi. Tienine una copia: alla riconsegna sarà il punto di partenza per qualsiasi trattenuta sul deposito cauzionale.

Senza verbale, un'ammaccatura nel parquet può diventare la tua parola contro quella del proprietario, magari quattro anni dopo. In Italia c'è un motivo in più per farlo: se manca una descrizione, il codice civile presume che tu abbia ricevuto la casa in buono stato. Noi di TrustCamera sviluppiamo un'app fotocamera che crea foto verificabili da chiunque, quindi ci chiediamo spesso cosa renda credibile la documentazione di una stanza. Qui trovi una checklist, consigli per le foto, cosa prevede la legge e come prepararti alla riconsegna.

Cos'è il verbale di consegna dell'immobile e quando farlo

È un documento che il proprietario e l'inquilino firmano all'inizio della locazione. Descrive lo stato di pareti, pavimenti, infissi, impianti ed elettrodomestici, i difetti già presenti, le letture dei contatori e il numero di chiavi consegnate. Le foto completano il testo. Alla fine dell'affitto la casa viene confrontata con questa descrizione.

Fissa il sopralluogo prima del trasloco. Mobili e scatoloni nascondono proprio quello che ti serve vedere: macchie sul pavimento, battiscopa rovinati, piastrelle crepate dietro il water. Se il proprietario ti propone solo uno sguardo veloce il giorno della consegna delle chiavi, fai tu un giro dettagliato appena entri e mandagli le tue note lo stesso giorno, per email o PEC.

Quando prendi in affitto una casa, la consegna delle chiavi non dovrebbe essere la prima volta che vedi l'appartamento o incontri il proprietario. Verifica prima che entrambi esistano davvero, con una visita di persona insieme al proprietario o all'agenzia. Se ti chiedono caparra, deposito o canone prima che tu abbia visto la casa e firmato un contratto scritto, fermati.

I segnali d'allarme sono raccolti nella guida sulle truffe affitti, con i controlli da fare prima di pagare. Se hai già pagato, la guida su come denunciare una truffa sull'affitto spiega i passi successivi.

Verbale di consegna immobile: la checklist stanza per stanza

I verbali di consegna più utili coprono ogni superficie, ogni impianto e ogni elettrodomestico, più chiavi, contatori e spazi esterni. Usa la tabella come base e aggiungi quello che c'è nella tua casa, per esempio un camino, una caldaia autonoma o la lavatrice.

Sii preciso. «Parete rovinata» non ti servirà a nulla fra tre anni, mentre «camera piccola, parete verso il corridoio, a circa 1 metro da terra, due fori di tasselli» sì. Dove tutto è a posto, scrivi «nessun difetto» invece di lasciare la riga vuota. E prova le cose invece di guardarle soltanto: apri ogni rubinetto, tira lo sciacquone, apri ogni finestra e accendi ogni fuoco.

Nel verbale di consegna per immobili arredati serve anche un inventario dei mobili. Il contratto tipo per il canone concordato prevede proprio un «elenco a parte sottoscritto dalle parti» per gli immobili ammobiliati. Fotografa infine i contatori il primo giorno, così le letture da cui partono le tue bollette restano documentate anche quando fai la voltura delle utenze.

Cosa dice la legge sullo stato dell'immobile in affitto

Il punto di partenza è l'art. 1590 c.c.. L'inquilino deve restituire la casa nello stesso stato in cui l'ha ricevuta, in conformità alla descrizione fatta dalle parti, salvo il deterioramento o il consumo risultante dall'uso conforme al contratto. Non risponde nemmeno del deterioramento dovuto a vetustà.

La frase che conta di più è un'altra. Secondo lo stesso articolo, in mancanza di descrizione si presume che l'inquilino abbia ricevuto la casa in buono stato di manutenzione. In pratica, senza verbale tocca a te dimostrare che la crepa nella piastrella c'era già. Per questo il verbale di consegna protegge soprattutto chi entra.

Anche i modelli ufficiali lo prevedono. Il decreto ministeriale del 16 gennaio 2017 allega i contratti tipo per il canone concordato, gli affitti transitori e quelli per studenti universitari. Tutti contengono una clausola in cui le parti danno atto dello stato dell'immobile «ai sensi dell'articolo 1590 del Codice civile». Lo fanno con una descrizione nel contratto stesso oppure con l'allegato verbale di consegna. I modelli prevedono anche campi per la prestazione energetica e la sicurezza degli impianti.

Gli stessi modelli contengono però una clausola da leggere con attenzione. L'inquilino dichiara di aver visitato la casa, di averla trovata adatta all'uso convenuto e di prenderla in consegna con il ritiro delle chiavi, diventandone custode. Controlla se anche il tuo contratto ne contiene una simile, pure se non è a canone concordato. Se la casa ha difetti, è un motivo in più per allegare un verbale che li descriva.

C'è un ultimo collegamento. Per l'art. 1578 c.c., se alla consegna la casa ha vizi che ne riducono in modo apprezzabile l'idoneità all'uso pattuito, puoi chiedere la risoluzione del contratto o una riduzione del canone. Non vale però per i vizi che conoscevi o che erano facilmente riconoscibili. Se il proprietario promette di riparare un difetto, fallo scrivere nel verbale con una data.

Come fotografare lo stato della casa

Le foto completano la checklist, non la sostituiscono. Il testo dice cosa conta, la foto mostra com'era. Cosa rende convincenti le immagini in caso di contestazione lo spieghiamo nella guida sulle foto come prova. Queste abitudini rendono le tue foto molto più utili:

1. Prima il campo largo, poi il dettaglio: fotografa ogni stanza da due angoli opposti, poi ogni difetto da vicino.
2. Mostra la misura: appoggia un metro accanto a graffi, crepe e fori, così la dimensione è chiara.
3. Cura la luce: scatta di giorno con le luci accese. I graffi sul pavimento si vedono meglio con la torcia del telefono tenuta bassa e di lato.
4. Segui sempre lo stesso percorso: gira la casa nella stessa direzione, e alla riconsegna ripeti lo stesso giro.
5. Contatori e chiavi: fotografa ogni contatore con numero e lettura leggibili, e le chiavi tutte insieme.
6. Aggiungi un video: un giro lento mostra cose che le foto non colgono, come una porta che non si chiude o un lavandino che scarica piano.

Il telefono salva data e ora di ogni scatto nei metadati del file. Dove trovarli lo spieghiamo nella guida su come vedere i metadati di una foto. Controlla prima che l'orologio del telefono sia giusto. Ricorda però che questi dati si possono modificare dopo e che molte app di messaggistica li eliminano quando invii la foto. Non ritoccare le immagini, salva gli originali anche fuori dal telefono e mandali come file al proprietario il giorno stesso. Così hai anche una traccia datata di quello che hai condiviso.

Lo stesso vale in vacanza. Se in una casa su Airbnb o Booking.com fotografi i danni appena arrivi e scrivi subito all'host tramite la piattaforma, sarà più facile dimostrare che c'erano già. Le truffe che colpiscono chi viaggia sono raccolte nella guida sulle truffe Airbnb; se ti mandano foto della casa prima dell'arrivo, la guida su come capire se una foto è vera ti aiuta a controllarle.

Prima di firmare il verbale alla consegna delle chiavi

Il modulo che ti dà il proprietario o l'agenzia può chiamarsi verbale di consegna, verbale di immissione in possesso o stato dell'immobile. Leggilo riga per riga prima di firmare. Se manca qualcosa o è sbagliato, correggilo per iscritto sul modulo, non solo a voce. Non firmare un verbale che dice «in buono stato» per una stanza che non hai controllato.

Fai attenzione a tutto ciò che va oltre la descrizione, come una frase in cui ti impegni a ritinteggiare o a pagare la pulizia del parquet all'uscita. Sono impegni, non osservazioni, e il loro posto è nella trattativa sul contratto. Se non sei sicuro di cosa stai accettando, chiedi prima di firmare.

Fatti dare subito una copia firmata. Se il verbale viene compilato su un tablet, chiedi un PDF che contenga tutte le foto. Se non c'è nessun sopralluogo, fai il tuo verbale, mandalo al proprietario e chiedigli di confermare di averlo ricevuto.

Scopri altri problemi dopo l'ingresso, per esempio una caldaia che si blocca alla prima giornata fredda? Segnalali per iscritto con foto appena li noti. Per l'art. 1577 c.c. l'inquilino deve avvisare il proprietario delle riparazioni che non sono a suo carico, e per quelle urgenti può farle da sé, salvo rimborso, avvisandolo contemporaneamente. Conserva questi messaggi insieme al verbale. Questa guida spiega le basi e non è una consulenza legale: in caso di disaccordo puoi rivolgerti a un'associazione di inquilini come SUNIA, SICET o UNIAT.

Verbale di riconsegna immobile: come prepararti

Alla riconsegna il proprietario confronta la casa con il verbale di ingresso e annota i danni che vanno oltre l'uso normale. Per l'art. 1590 c.c. non rispondi del consumo dovuto all'uso conforme al contratto né del deterioramento per vetustà. Cosa rientri nell'uso normale è però spesso motivo di discussione, quindi chiarisci i dubbi prima dell'appuntamento.

Un po' di preparazione rende la giornata molto meno stressante:

• Qualche giorno prima, rifai il giro della casa con il verbale di ingresso e le tue vecchie foto.
• Svuota tutto, così nessun danno resta nascosto dietro mobili o scatoloni.
• Fotografa la casa vuota e pulita poco prima del sopralluogo, nello stesso ordine dell'ingresso, contatori compresi.
• Sii presente di persona, possibilmente con qualcuno che possa poi descrivere lo stato della casa.
• Conta le chiavi insieme al proprietario e fai scrivere il numero nel verbale di riconsegna.

Durante il sopralluogo vale la stessa regola dell'ingresso: firma solo ciò che è corretto e fatti dare subito una copia. Se il proprietario indica un danno che secondo te c'era già, mostragli il punto del verbale di ingresso o la foto di allora. Se non vi mettete d'accordo, scrivete nel verbale entrambe le versioni. Alcuni moduli prevedono una riconsegna «con riserva» di verifiche successive: chiedi che la riserva indichi danni precisi.

E se il proprietario non si presenta o rifiuta le chiavi? Il codice civile prevede una procedura formale, l'intimazione a prendere possesso dell'immobile (art. 1216 c.c.). Come usarla nel tuo caso è una domanda per un'associazione di inquilini o un avvocato. Nel frattempo documenta lo stato della casa con foto datate e una persona presente.

Dopo la riconsegna si parla quasi sempre del deposito cauzionale. Per l'art. 11 della L. 392/1978 non può superare tre mensilità del canone e produce interessi legali a favore dell'inquilino. Nella vita di tutti i giorni molti lo chiamano «caparra», ma la caparra confirmatoria (art. 1385 c.c.) è un istituto diverso, con regole proprie. Cosa può trattenere il proprietario e come chiedere la restituzione lo spieghiamo nella guida sulla restituzione del deposito cauzionale.

Foto dello stato della casa che il proprietario può verificare subito

Una normale foto del telefono mostra lo stato della casa, ma non dimostra in modo affidabile quando è stata scattata né se è stata modificata dopo. È il problema per cui sviluppiamo TrustCamera. Scatti foto e video fino a 20 secondi direttamente nell'app, e il caricamento dalla galleria non è possibile. Subito dopo lo scatto, la foto o il video riceve un proprio codice di verifica.

Consegna i codici al proprietario o all'agenzia durante il sopralluogo, per esempio con un messaggio o annotandoli nel verbale. Possono verificarli sul posto gratis nel browser, senza account. La verifica mostra che il file non è cambiato dallo scatto, con data e ora e il luogo approssimativo, entro circa 10 km e mai con la posizione esatta. Tieni comunque anche le tue copie. Come funziona il processo, passo per passo, lo vedi nella pagina come funziona TrustCamera.

Un codice di verifica documenta lo stato della casa in un modo che altri possono controllare e può aiutarti come prova. Non chiude una controversia e non sostituisce un verbale firmato né un parere legale. E nemmeno mostra se qualcosa è stato messo in scena o tenuto fuori dall'inquadratura. L'app non è ancora pubblica: le versioni per Android e iOS arriveranno a breve.

Verbale di consegna immobile: fac simile, modelli e app

Carta o app, conta il contenuto. Un modulo stampato e il telefono bastano per un sopralluogo accurato. Cercando «verbale di consegna immobile fac simile» trovi molti modelli in PDF o Word, le associazioni di inquilini e di proprietari ne usano di propri e alcune agenzie compilano il verbale direttamente su tablet. Qualunque strumento si usi, assicurati di poter rispondere sì a queste domande:

• Puoi leggere tutto e aggiungere le tue note prima di firmare?
• Ricevi una copia subito dopo il sopralluogo, meglio se un PDF con tutte le foto?
• Potrai accedere alle foto anche dopo aver lasciato la casa?
• Voci e foto restano bloccate dopo la firma di entrambe le parti?

Un fac simile trovato online è solo un punto di partenza. Controlla che abbia spazio per le letture dei contatori, il numero delle chiavi, l'elenco dei mobili e le firme di entrambi, e adattalo alla tua casa. Se il contratto è a canone concordato, il verbale si collega alla clausola sullo stato dell'immobile del contratto tipo.

Non firmare mai su un tablet prima di aver visto tutto il verbale. E fai sempre le tue foto, qualunque strumento usi il proprietario, così hai una copia che non dipende dal suo sistema.

Quanto tempo conservare il verbale e le foto

Conserva il verbale di consegna e le foto per tutta la durata dell'affitto, anche se sono molti anni, e fino a quando il deposito non ti è stato restituito. Alla riconsegna sono l'unico modo per mostrare cosa c'era già. Tienili insieme al contratto e alla ricevuta di registrazione, in digitale e su carta.

Dopo la riconsegna, conserva tutto almeno finché il deposito non è stato restituito e ogni disaccordo è chiuso. Il codice civile prevede in generale una prescrizione ordinaria di dieci anni, salvo i casi in cui la legge dispone diversamente (art. 2946 c.c.). Quale termine valga per una pretesa precisa è una domanda per un legale.

Se la discussione non si chiude, la strada non porta subito in tribunale. Per le controversie in materia di locazione la mediazione è di regola condizione di procedibilità, secondo l'art. 5 del D.Lgs. 28/2010: prima di fare causa bisogna di norma tentarla davanti a un organismo di mediazione. Il procedimento per decreto ingiuntivo, almeno nella fase iniziale, ne è escluso. Lì verbale e foto sono i tuoi argomenti migliori. Secondo noi le copie digitali occupano così poco spazio che non c'è motivo di cancellarle presto.

Domande frequenti sul verbale di consegna dell'immobile

Il verbale di consegna immobile è obbligatorio?

Il codice civile non impone un verbale. Per l'art. 1590 c.c., però, in mancanza di descrizione si presume che l'inquilino abbia ricevuto la casa in buono stato. Il contratto tipo per il canone concordato prevede una descrizione nel contratto o un verbale allegato. Anche quando è facoltativo, un verbale firmato aiuta entrambe le parti, quindi conviene chiederlo o farlo da soli.

Chi compila il verbale di consegna?

Di solito il proprietario o l'agenzia preparano il modulo, spesso intitolato «verbale di consegna immobile», e fate il giro della casa insieme. Puoi aggiungere le tue note, ed è meglio farlo, perché il proprietario può non notare cose che per te contano. Se nessuno ti propone un verbale, compilalo tu, aggiungi le foto e mandalo al proprietario chiedendo una conferma di ricezione.

Cosa succede se non c'è il verbale di consegna?

Per l'art. 1590 c.c. si presume che tu abbia ricevuto la casa in buono stato di manutenzione. Alla riconsegna diventa quindi difficile dimostrare che un difetto c'era già. Se il verbale manca, scrivi tu una descrizione con foto appena entri, mandala al proprietario e conserva la prova dell'invio, per esempio la ricevuta della PEC.

Cosa faccio se scopro danni dopo essere entrato?

Segnalali al proprietario per iscritto appena li noti, con foto e data. Alcuni problemi emergono solo dopo, come un termosifone che non scalda alla prima settimana fredda. Per l'art. 1577 c.c. devi avvisare il proprietario delle riparazioni che non sono a tuo carico. Conserva i messaggi insieme al verbale, così alla riconsegna puoi mostrare di averli segnalati presto.

Devo essere presente alla riconsegna dell'immobile?

Se puoi, sì. Essere presente ti permette di vedere cosa annota il proprietario, mostrare le foto dell'ingresso e sistemare piccole cose sul momento. Porta con te una persona di fiducia, conta le chiavi insieme al proprietario e fatti dare subito una copia firmata del verbale di riconsegna, con eventuali contestazioni scritte da entrambe le parti.

Esiste un fac simile o un'app per il verbale di consegna?

Sì, online si trovano fac simile in PDF e Word, e diverse app e software per agenzie offrono verbali digitali. Lo strumento conta meno del risultato: devi poter rileggere tutto prima di firmare e ricevere subito una copia con tutte le foto. Per la maggior parte degli affitti basta un modulo stampato con le foto del telefono.

Bastano le foto senza un verbale firmato?

Le foto aiutano molto, ma un verbale firmato da entrambi di solito pesa di più, perché mostra che anche il proprietario ha visto e accettato lo stato della casa. Usa entrambi. Se il proprietario non vuole firmare, manda verbale e foto il giorno stesso per email o PEC, così resta una traccia datata della ricezione.

Un verbale preciso all'ingresso rende più semplice la riconsegna

Un buon verbale di consegna può richiedere un'ora o due, e può risparmiarti una lunga discussione sul deposito. Fai il giro stanza per stanza, descrivi ogni difetto con posizione e misura, fotografalo e firma solo ciò che è corretto. Conserva una copia per tutta la durata dell'affitto e finché il deposito non ti è stato restituito.

Prima della riconsegna, rifai il giro della casa con il vecchio verbale, fotografa di nuovo tutto e partecipa al sopralluogo se puoi. Ricorda che, senza descrizione, la legge presume che la casa fosse in buono stato. Se nasce una contestazione, un'associazione di inquilini ti aiuta a capire quali regole valgono per il tuo contratto.