Wohnungsübergabeprotokoll: Checkliste und Tipps für Mieter

Ein Wohnungsübergabeprotokoll hält beim Einzug und beim Auszug fest, in welchem Zustand die Wohnung ist: Raum für Raum, mit allen Mängeln, den Zählerständen und der Zahl der Schlüssel. Pflicht ist es nicht, aber es ist deine beste Grundlage, wenn später jemand über Schäden oder die Kaution streitet. Geh die Wohnung deshalb bei Tageslicht gemeinsam durch, fotografier jeden Mangel und unterschreib nur, was stimmt.

Beim Auszug entscheidet oft das Protokoll vom Einzug darüber, wer den Kratzer im Parkett oder das Loch in der Fliese bezahlt. Fehlt es, steht schnell Aussage gegen Aussage. Wir entwickeln bei TrustCamera eine Kamera-App für überprüfbare Fotos und beschäftigen uns deshalb viel mit der Frage, wie man einen Zustand nachvollziehbar festhält. Hier findest du eine Checkliste für jeden Raum, Tipps für gute Fotos und die Hinweise von Mietervereinen und Justizministerium zu Unterschrift, Vorbehalt und Aufbewahrung.

Wohnungsübergabeprotokoll: Checkliste für jeden Raum

Ins Protokoll gehören Adresse, Datum und die Namen aller Anwesenden, dazu der Zustand jedes Raums mit jedem Mangel samt Ort und Größe. Außerdem notierst du Zählernummern und Zählerstände, die Zahl der übergebenen Schlüssel und am Ende die Unterschriften. Zu jedem Mangel gehört ein Foto, zu jedem Raum eine Übersichtsaufnahme.

Eine kostenlose Vorlage bietet der Deutsche Mieterbund. Sein Formular geht die Räume vom Flur bis zur Garage einzeln durch und hat Felder für Zählernummer und Stand bei Strom, Gas und Wasser. Dazu kommen die Zahl der übergebenen und der noch fehlenden Schlüssel, das Datum der letzten Renovierung und Platz für die Unterschriften von Vermieter, Mieter und Zeugen.

Beschreib Mängel so genau, dass eine fremde Person sie wiederfindet. „Wand beschädigt“ hilft beim Auszug niemandem. Besser ist: „Wohnzimmer, Wand zum Flur, etwa 1 m über dem Boden, zwei Dübellöcher“. Auch „leichte Gebrauchsspuren“ ist zu ungenau, weil jeder etwas anderes darunter versteht.

Pflicht oder freiwillig: Wann das Protokoll sinnvoll ist

Ein Protokoll ist freiwillig. Laut der Berliner MieterGemeinschaft schreibt das Gesetz weder beim Einzug noch beim Auszug eine gemeinsame Wohnungsbegehung vor. Das Protokoll ist auch keine Voraussetzung dafür, dass du die Wohnung zurückgeben kannst, obwohl viele das glauben. Der Mieterbund Rheinisch-Bergisches Land hält es trotzdem sowohl beim Einzug als auch beim Auszug für sinnvoll.

Der Grund ist einfach: Ohne Protokoll wird jeder Schaden zur Beweisfrage. Hast du beim Einzug nichts festgehalten, kannst du beim Auszug schwer zeigen, dass der Riss in der Fliese schon da war. Auch dein Vermieter kann ohne Protokoll schlechter belegen, was neu ist. Ein gemeinsames Dokument erspart beiden Seiten diesen Streit.

Will der Vermieter kein Protokoll unterschreiben oder erscheint er nicht, erstellst du selbst eins. Der Mieterbund Rheinisch-Bergisches Land rät, das zusammen mit einer bekannten Person zu tun, die den Zustand im Streitfall bezeugen kann. Fotografier dabei jeden Raum und schick Protokoll und Fotos noch am selben Tag an den Vermieter, zum Beispiel per E-Mail. So ist festgehalten, wann er davon erfahren hat.

Bei einer neuen Wohnung sollte die Übergabe nicht der erste Moment sein, in dem du Räume und Vermieter siehst. Ob es beide wirklich gibt, klärst du vorher bei einer Besichtigung vor Ort mit dem Vermieter oder Makler. Sollst du Kaution oder Miete zahlen, bevor du die Wohnung gesehen und den Mietvertrag unterschrieben hast, brich ab. Woran du solche Maschen früh erkennst, zeigt unser Ratgeber Wohnungsbetrug erkennen. Ist schon Geld geflossen, findest du die nächsten Schritte unter Wohnungsbetrug anzeigen.

Was deine Unterschrift unter dem Protokoll bedeutet

Unterschreiben beide Seiten, gilt das Protokoll laut dem Mieterbund Rheinisch-Bergisches Land als tatsächliche Zustandsbeschreibung. Der Vermieter kann danach grundsätzlich nicht einfach behaupten, er habe einen Schaden nicht bemerkt. Eine Mängelliste im Protokoll beim Auszug ist zudem kein Eingeständnis. Unterschreibst du sie, erkennst du laut dem Verein nicht an, dass diese Mängel bei deinem Einzug noch nicht da waren. Das muss der Vermieter beweisen. Der Verein verweist dazu auf ein Urteil des Landgerichts Stuttgart (Az. 4 S 150/21).

Vorsicht gilt bei allem, was über eine Beschreibung hinausgeht. Die Berliner MieterGemeinschaft warnt, dass deine Unterschrift als Zusage gelten kann, Arbeiten zu übernehmen. So kannst du dich zu Schönheitsreparaturen verpflichten, obwohl die Klausel im Mietvertrag unwirksam ist. Bist du mit dem Inhalt nicht voll einverstanden, rät sie dringend von der Unterschrift ab.

Der Mieterbund Rheinisch-Bergisches Land empfiehlt außerdem, im Protokoll nur den Zustand festzuhalten. Sätze wie „Mieter streicht die Wände“ oder „Teppich wird ersetzt“ gehören nicht hinein. Steht so etwas im Formular, streich es vor der Unterschrift oder lass daneben vermerken, dass du nicht zustimmst.

Lass dir immer sofort eine Kopie geben, bei digitalen Protokollen ein PDF mit allen Fotos. Bei Streit über Formulierungen oder Forderungen hilft dir dein örtlicher Mieterverein. Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen, eine Rechtsberatung ersetzt er nicht.

Einzug: Mängel festhalten und Rechte vorbehalten

Beim Einzug geht es vor allem um Vorschäden, also um alles, was schon vor dir da war. Nimm dir Zeit, auch wenn die Umzugskartons warten. Öffne jedes Fenster, dreh jeden Wasserhahn auf, drück jeden Lichtschalter und schau in Schränke, hinter Türen und unter die Spüle. Was du jetzt übersiehst, lässt sich später kaum noch zuordnen.

Wichtig ist das auch für deine Rechte als Mieter. Nimmst du eine Wohnung an, obwohl du einen Mangel kennst, kannst du laut § 536b BGB Rechte wie Mietminderung oder Schadensersatz nur geltend machen, wenn du sie dir bei der Annahme vorbehältst. Das Bundesjustizministerium rät in seinem Leitfaden zum Mietrecht deshalb, die Wohnung bei der Übernahme auf Mängel zu prüfen, sie im Protokoll festzuhalten und dir deine Mängelrechte vorzubehalten. Hat der Vermieter versprochen, einen Mangel zu beseitigen, gehört laut Ministerium auch das ins Protokoll.

Kanntest du den Mangel schon bei der Unterschrift unter den Mietvertrag, stehen dir diese Rechte laut § 536b BGB grundsätzlich gar nicht zu. Was noch repariert werden soll, gehört deshalb am besten schon in den Vertrag. Wie du Vorbehalt und Fristen im Einzelfall formulierst, klärt dein Mieterverein.

Entdeckst du nach dem Einzug weitere Mängel, etwa weil die Heizung erst im Herbst läuft, melde sie dem Vermieter schriftlich und mit Fotos, sobald du sie bemerkst. Nach § 536c BGB musst du Mängel, die sich während der Mietzeit zeigen, ohnehin unverzüglich anzeigen. Leg diese Nachrichten zum Protokoll. Beim Auszug zeigen sie, dass du den Schaden früh gemeldet hast.

Wohnungsübergabe: Fotos richtig machen

Fotos ergänzen das Protokoll, sie ersetzen es nicht. Der Text sagt, was ein Bild zeigen soll, das Bild zeigt, wie es aussah. Was Fotos im Streit überzeugend macht und wo ihre Grenzen liegen, erklärt unser Ratgeber Fotos als Beweis. Die Berliner MieterGemeinschaft rät, zu jeder Besichtigung Zeugen mitzunehmen und den Zustand vor der Rückgabe am besten bei Tageslicht anzusehen, mit eigenem Protokoll und Fotos. Diese Gewohnheiten machen deine Fotos aussagekräftig:

1. Erst die Übersicht, dann das Detail: Fotografier jeden Raum aus zwei gegenüberliegenden Ecken, danach jeden Mangel aus der Nähe.
2. Maßstab ins Bild: Leg einen Zollstock neben Kratzer, Risse und Löcher, damit die Größe erkennbar ist.
3. Gutes Licht: Fotografier bei Tageslicht und mach zusätzlich das Licht an. Kratzer im Boden siehst du besser, wenn du die Taschenlampe des Handys flach daneben hältst.
4. Feste Reihenfolge: Geh die Wohnung immer in derselben Richtung durch. Beim Auszug fotografierst du in derselben Reihenfolge, das erleichtert den Vergleich.
5. Zähler und Schlüssel: Fotografier jeden Zähler so, dass Nummer und Stand lesbar sind, und leg die Schlüssel für ein Foto nebeneinander.
6. Video als Ergänzung: Ein langsamer Rundgang zeigt, ob Türen schließen und Wasser abläuft, was auf Fotos nicht zu sehen ist.

Dein Handy speichert Datum und Uhrzeit jeder Aufnahme in den Metadaten der Datei. Wie du sie findest, zeigt unser Ratgeber EXIF-Daten anzeigen. Prüf vorher, ob Datum und Uhrzeit am Handy stimmen. Diese Angaben lassen sich allerdings nachträglich ändern, und Messenger entfernen sie beim Versand oft. Bearbeite die Fotos deshalb nicht, sichere die Originale an einem zweiten Ort und schick sie noch am Übergabetag als Datei per E-Mail an den Vermieter.

Das Prinzip gilt auch im Urlaub. Wer in einer Ferienwohnung Schäden gleich bei der Ankunft fotografiert und dem Gastgeber meldet, kann später leichter zeigen, dass sie nicht von ihm stammen. Welche Maschen es bei Ferienwohnungen gibt, erklärt unser Ratgeber Airbnb-Betrug erkennen.

Übergabeprotokoll beim Auszug: Wohnungsübergabe-Tipps für Mieter

Beim Auszug vergleicht der Vermieter den Zustand mit dem vom Einzug. Normale Abnutzung musst du dabei nicht ersetzen: Veränderungen durch den vertragsgemäßen Gebrauch hast du laut § 538 BGB nicht zu vertreten. Was im Einzelfall als normale Abnutzung gilt und ob dein Vertrag dich zum Renovieren verpflichtet, ist allerdings häufig Streitpunkt. Klär das am besten vor dem Termin mit deinem Mieterverein.

Mit etwas Vorbereitung läuft der Termin deutlich entspannter:

• Geh die Wohnung ein paar Tage vorher mit dem Einzugsprotokoll und deinen alten Fotos selbst durch.
• Räum sie vollständig leer, sonst verschwinden Schäden hinter Möbeln und Kartons.
• Fotografier die leere Wohnung kurz vor dem Termin in derselben Reihenfolge wie beim Einzug, samt Zählerständen.
• Nimm eine Person mit, die den Zustand später bezeugen kann.
• Zähl die Schlüssel gemeinsam mit dem Vermieter und lass die Zahl ins Protokoll schreiben.

Beim Termin selbst gilt dasselbe wie beim Einzug: Unterschreib nur, was stimmt, und lass dir sofort eine Kopie geben. Nennt der Vermieter einen Schaden, den du für einen Altschaden hältst, zeig ihm die Stelle im Einzugsprotokoll oder das Foto von damals. Lässt sich das nicht vor Ort klären, notiert ihr beide Sichtweisen im Protokoll.

Nach der Rückgabe geht es meist um die Kaution. Wie lange sich der Vermieter mit der Abrechnung Zeit lassen darf und was du tun kannst, wenn nichts kommt, erklärt unser Ratgeber Kaution zurückbekommen.

Wohnungsübergabe mit Prüfcode: Fotos, die der Vermieter sofort prüfen kann

Ein normales Handyfoto zeigt den Zustand, aber nicht verlässlich, wann es entstand und ob es seitdem bearbeitet wurde. Für solche Situationen bauen wir TrustCamera. Du nimmst Fotos und Videos bis 20 Sekunden direkt in der App auf, Uploads aus der Galerie sind nicht möglich. Jede Aufnahme bekommt einen Prüfcode.

Gib die Codes dem Vermieter oder der Hausverwaltung direkt bei der Übergabe, zum Beispiel per Nachricht oder notiert im Protokoll. Vermieter oder Verwaltung können sie gleich vor Ort kostenlos im Browser prüfen, ohne Konto. Die Prüfung zeigt, dass die Datei seit der Aufnahme unverändert ist, wann sie aufgenommen wurde und ungefähr wo, auf etwa 10 Kilometer genau und nie mit der genauen Position. Deine eigenen Kopien der Fotos behältst du trotzdem.

Ein Prüfcode dokumentiert den Zustand nachvollziehbar und kann dir als Nachweis helfen. Er entscheidet aber keinen Streit und ersetzt weder das unterschriebene Protokoll noch eine Beratung. Auch zeigt er nicht, ob etwas für die Kamera arrangiert oder außerhalb des Bildes verborgen war. Noch ist die App nicht öffentlich, die Versionen für Android und iOS erscheinen in Kürze.

Apps und Vorlagen für das Wohnungsübergabeprotokoll

Ob Papier oder App, entscheidend ist der Inhalt. Die Vorlage des Mieterbunds passt ausgedruckt auf eine Seite und reicht für die meisten Übergaben. Es gibt auch Apps für Übergabeprotokolle, teils kostenlos, und manche Hausverwaltungen erstellen das Protokoll direkt auf einem Tablet. Welches Werkzeug es wird, ist zweitrangig, solange diese Fragen geklärt sind:

• Kannst du vor der Unterschrift alles lesen und eigene Anmerkungen ergänzen?
• Bekommst du direkt nach der Übergabe eine Kopie, am besten als PDF mit allen Fotos?
• Wo werden die Fotos gespeichert, und kommst du später noch an sie heran?
• Lassen sich Einträge oder Fotos nach der Unterschrift noch ändern?

Unterschreib auf einem Tablet nie ein Protokoll, das du nicht vollständig gesehen hast. Mach außerdem immer deine eigenen Fotos, egal welches Werkzeug der Vermieter benutzt. Dann hast du eine Kopie, die nicht von seinem System abhängt.

Wie lange du das Wohnungsübergabeprotokoll aufbewahren solltest

Das Einzugsprotokoll brauchst du die ganze Mietzeit und darüber hinaus, bis die Kaution abgerechnet ist, auch wenn der Auszug erst viele Jahre später kommt. Nur damit lässt sich dann zeigen, was schon vor dir da war. Heb es zusammen mit dem Mietvertrag und den Fotos von damals auf, digital und auf Papier.

Für das Auszugsprotokoll zählen die Fristen für Ansprüche. Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren nach § 548 BGB in sechs Monaten. Die Frist beginnt, wenn er die Wohnung zurückerhält. Deine Ansprüche auf Ersatz von Aufwendungen verjähren ebenfalls sechs Monate nach dem Ende des Mietverhältnisses.

Wegwerfen solltest du das Protokoll nach sechs Monaten trotzdem nicht. Laut einem Urteil des Bundesgerichtshofs von 2024 kann der Vermieter bei einer Barkaution Schadensersatz wegen Beschädigung der Wohnung regelmäßig auch dann noch mit der Kaution verrechnen, wenn die Forderung schon verjährt ist. Heb Protokoll und Fotos deshalb mindestens auf, bis die Kaution abgerechnet und ausgezahlt ist und kein Streit mehr offen bleibt. Aus unserer Sicht spricht nichts dagegen, sie länger zu behalten, digitale Kopien brauchen kaum Platz.

Häufige Fragen zum Wohnungsübergabeprotokoll

Ist ein Wohnungsübergabeprotokoll Pflicht?

Nein. Das Gesetz schreibt weder ein Protokoll noch eine gemeinsame Begehung vor, bei Einzug wie bei Auszug. Mietervereine halten es trotzdem für sinnvoll: Ein von beiden unterschriebenes Protokoll gilt laut Mieterbund Rheinisch-Bergisches Land als Beschreibung des tatsächlichen Zustands. Macht der Vermieter nicht mit, erstellst du es mit einer bekannten Person als Zeugin oder Zeuge selbst.

Ist ein unterschriebenes Wohnungsübergabeprotokoll bindend?

Es hat Gewicht. Unterschreiben beide, gilt es laut Mieterbund Rheinisch-Bergisches Land als tatsächliche Zustandsbeschreibung, und der Vermieter kann grundsätzlich nicht einfach behaupten, er habe einen Schaden übersehen. Deine Unterschrift kann aber auch Zusagen bestätigen, etwa zu Reparaturen. Unterschreib deshalb nur, was stimmt, und lass abweichende Sichtweisen im Protokoll vermerken.

Muss ich das Übergabeprotokoll des Vermieters unterschreiben?

Nein. Laut Berliner MieterGemeinschaft bist du nicht verpflichtet, ein vom Vermieter vorgegebenes Protokoll zu unterschreiben. Sie rät davon ab, wenn du nicht voll mit dem Inhalt einverstanden bist, weil die Unterschrift als Zusage zu Arbeiten gelten kann. Stimmt das Protokoll mit deinem eigenen überein, spricht nichts gegen die Unterschrift.

Wie lange muss man ein Wohnungsübergabeprotokoll aufbewahren?

Eine feste Frist gibt es nicht, entscheidend ist, ob noch Forderungen möglich sind. Ersatzansprüche des Vermieters wegen Schäden verjähren zwar nach § 548 BGB sechs Monate nach der Rückgabe. Laut BGH kann er sie bei einer Barkaution aber auch danach noch mit der Kaution verrechnen. Heb Einzugs- und Auszugsprotokoll samt Fotos deshalb mindestens auf, bis die Kaution abgerechnet und ausgezahlt ist.

Wie sieht ein Wohnungsübergabeprotokoll aus?

Meist ist es ein kurzes Formular. Oben stehen Adresse, Datum und die Namen der Beteiligten, darunter die Räume mit einem Feld für „in Ordnung“ oder die festgestellten Mängel. Es folgen Zählernummern und Zählerstände, die Zahl der Schlüssel und die Unterschriften. Eine kostenlose Vorlage bietet der Deutsche Mieterbund.

Welche Fotos sollte ich bei der Wohnungsübergabe machen?

Von jedem Raum zwei Übersichtsfotos aus gegenüberliegenden Ecken, dazu Nahaufnahmen jedes Mangels mit einem Zollstock als Maßstab. Fotografier außerdem alle Zähler, sodass Nummer und Stand lesbar sind, und die übergebenen Schlüssel. Ein langsames Video vom Rundgang ergänzt die Fotos. Schick alles noch am selben Tag per E-Mail an den Vermieter.

Was mache ich, wenn der Vermieter nicht zur Übergabe kommt?

Dann erstellst du das Protokoll selbst, am besten zusammen mit einer bekannten Person, die den Zustand später bezeugen kann. So rät es der Mieterbund Rheinisch-Bergisches Land. Fotografier jeden Raum und alle Zählerstände, und schick Protokoll und Fotos noch am selben Tag an den Vermieter. Gibst du Schlüssel zurück, sorg dafür, dass du die Rückgabe belegen kannst.

Fazit: Ein genaues Wohnungsübergabeprotokoll erspart dir Streit beim Auszug

Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist keine Pflicht, aber die beste Grundlage, um Schäden später richtig zuzuordnen. Nimm dir beim Einzug Zeit, beschreib jeden Mangel mit Ort und Größe, fotografier ihn und unterschreib nur, was stimmt. Beim Auszug gehst du die Wohnung vorher selbst mit dem alten Protokoll durch.

Heb Einzugsprotokoll und Fotos die ganze Mietzeit auf und beide Protokolle mindestens, bis die Kaution abgerechnet und ausgezahlt ist. Unterschreib nichts, was über eine Beschreibung des Zustands hinausgeht. Und wenn es trotzdem Streit gibt, kennt dein Mieterverein die Rechtslage und hilft dir weiter.